Aufnahme rein.
Protokoll raus.
Protokollbox macht aus der Aufnahme Ihrer Sitzung einen Protokoll-Entwurf, eine Mitschrift und Untertitel. Sie legen das Speichermedium ein, alles Weitere läuft allein. Vertrauliches bleibt dabei in Ihrem Haus.
Niederschrift (Entwurf)
TOP 2: Neubau Kindergarten
Das Gremium berät über den Neubau und die Kosten.
Beschluss: einstimmig angenommen▶ 00:42:17
TOP 3: Verschiedenes
Die nächste Sitzung findet am
Drei Schritte. Mehr nicht.
- 1
Aufnehmen
Die Sitzung wie gewohnt abhalten. Im Paket ist ein passendes Mikrofon samt Recorder. Ein Handy geht auch.
- 2
Einlegen
Speichermedium in die Protokollbox stecken. Kein Knopf, kein Programm, keine Schulung.
- 3
Herausnehmen
Die Box rechnet allein, Sie müssen nicht dabeibleiben. Danach liegen die Ergebnisse auf dem Medium. Auf Wunsch wird die Aufnahme danach gelöscht.
Das liegt danach auf dem Medium
Protokoll-Entwurf in Word
Tagesordnung, Beschlüsse, Abstimmungen, Wortmeldungen, offene Punkte. Für Gemeinden nach Art. 54 GO aufgebaut.
Mitschrift
Das gesamte Gesagte mit Zeitangaben und getrennten Sprechern.
Untertitel
SRT und VTT für barrierefreie Videos.
Leichte Sprache
Eine kurze Zusammenfassung für alle, die nicht dabei waren.
Die KI schreibt den Entwurf. Die Entscheidung bleibt bei Ihnen. Was die Software nicht belegen kann, markiert sie mit „Bitte prüfen“.
Sie entscheiden, was das Haus verlässt
Der Ordner auf dem Speichermedium legt die Schutzstufe fest. Sprache und Stimmen werden immer im Gerät verarbeitet.
| Stufe | Was passiert | Geeignet für |
|---|---|---|
| Öffentlich | Nur der Text geht an ein Sprachmodell, kein Ton und kein Bild. Geplant ist die Verarbeitung in der EU. | Öffentliche Sitzungen, Vereine |
| Vertraulich | Alles bleibt im Gerät, auch die Niederschrift. Der Entwurf ist gröber und braucht mehr Prüfung. | Nicht öffentliche Sitzungen, interne Runden |
| Streng vertraulich | Nur die Mitschrift entsteht im Gerät. Das Protokoll schreiben Sie selbst. | Personal, Verhandlungen, Rechtsstreit |
Für alle, die mitschreiben müssen
Gemeinden und Verwaltungen
Niederschriften im Stil der Gemeindeordnung, Löschfristen für Aufnahmen, Untertitel für die Barrierefreiheit.
Kanzleien und Beratungen
Besprechungen dokumentieren. In der Stufe „Vertraulich“ verlässt nichts das Gerät.
Unternehmen
Geschäftsführung, Beirat, Projektrunden: Entwurf statt Stunden am Protokoll.
Vereine und Verbände
Versammlungen sauber festhalten, auch wenn das Ehrenamt wenig Zeit hat.
Häufige Fragen
Dürfen wir Sitzungen überhaupt aufnehmen?
Aufnahmen brauchen die Einwilligung der Teilnehmenden. In bayerischen Gemeinden regelt das Art. 52 GO, in Unternehmen kann der Betriebsrat mitbestimmen. Das klären Sie vorab, wir helfen mit Vorlagen.
Stimmt das Protokoll immer?
Nein, es ist ein Entwurf. Spracherkennung macht Fehler, gerade bei Namen und schlechtem Ton. Darum belegt die Software Beschlüsse mit Zitaten und markiert Unsicheres. Prüfen und freigeben bleibt Ihre Aufgabe.
Was passiert mit der Aufnahme?
Auf Wunsch wird sie nach der Verarbeitung vom Medium gelöscht, und die Box behält nichts. Beides lässt sich einstellen.
Brauchen wir Internet?
Für die Stufen Vertraulich und Streng vertraulich nein. Nur die Stufe Öffentlich sendet Text an das Sprachmodell.
Was brauchen wir an Technik?
Sie bekommen ein Paket aus Box, Mikrofon und Speichermedium. Sie brauchen nur einen Stromanschluss. Updates gehören zum Service.
Preis
Preis auf Anfrage. Sie erhalten innerhalb von 3 Werktagen ein Festpreis-Angebot für Ihre Verwaltung.
info@protokollbox.de oder der Knopf „Demo anfragen“ unten genügt.
Sehen Sie es mit Ihrer eigenen Aufnahme
Wir zeigen Ihnen die Protokollbox an einer echten Sitzung.
Demo anfragen